O compartilhamento indevido de dados pessoais pode gerar enormes problemas. Desse modo, informações sensíveis, como CPF e RG, só podem ser compartilhadas com a anuência do titular destes dados.
Portanto, a Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida popularmente pela sigla LGPD, vem para regulamentar o uso de informações privadas. Com isso, o compartilhamento e comercialização dos dados pessoais só pode acontecer mediante autorização formal.
Mas afinal, de que forma estas mudanças podem atingir o trabalho da equipe de RH?
Pois bem, agora os departamentos e empresas de RH precisam ter maiores cuidados no manuseio dos dados de seus colaboradores. Sendo assim, vamos acompanhar ao longo do artigo quais são os cuidados necessários nessa transição e como o Secullum Ponto pode contribuir nessa mudança.
O QUE É A LGPD
Para entender melhor sobre o impacto da LGPD na atuação do RH, é necessário se aprofundar sobre a lei e suas determinações.
A Lei Geral de Proteção de Dados, em vigor no Brasil desde agosto de 2020, cria o conceito de dados sensíveis. Ou seja, é considerado crime o compartilhamento de informações sobre a origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, saúde ou vida sexual de cada individuo.
Além disso, dados que revelam a identidade de uma pessoa, como idade, endereço, e telefone podem ser colhidas ou compartilhadas com autorização.
Portanto, as empresas ou pessoas físicas que descumprirem estas determinações poderão arcar com uma multa de até R$ 50 milhões. Ademais, esta lei tem como base o Regulamento Geral de Proteção de Dados, promulgada na União Europeia em 2018.
PRINCIPAIS IMPACTOS DA LGPD NOS RECURSOS HUMANOS
Para além de regulamentar o uso, coleta e armazenamento de dados, a LGPD é importante de outras formas para os Recursos Humanos. Por exemplo, o bom uso da legislação permite a execução de ações estratégicas, utilizando os dados para realizar avaliações da equipe de trabalho.
Entretanto, para manusear estes dados, o RH deve investir em padrões de segurança que impeçam o acesso universal. Ou seja, bancos de dados virtuais precisam ser criptografados, protocolos HTTPS ou acesso exclusivo com senha e cadastro.
A fim de fazer valer estas regras, o mundo corporativo adota o compliance. Esse modelo de gestão reúne os diferentes setores da empresa para que sejam executadas as normas da lei.
Ademais, outro ponto que destaca a importância da LGPD para as empresas é a transparência. Com a regulamentação da coleta e armazenamento dos dados, é possível estabelecer uma relação mais transparente, seja com os colaboradores ou clientes e parceiros comerciais.
Dessa forma, vale a pena conferir quais são os principais impactos que a nova lei traz para o setor de Recursos Humanos.
RH E TI MAIS PRÓXIMOS
Para aplicar as regras definidas na LGPD, o RH precisa se aproximar ainda mais de outros setores da empresa. Portanto, o departamento de Tecnologia da Informação será um grande aliado nessa reformulação.
Isso porque é o TI quem implementa os sistemas de segurança digital, como acesso restrito e criptografia. Esse processo envolve desde a plataforma de recrutamento e seleção de novos profissionais, até o registro do ponto e crachá de identificação.
Sendo assim, além de exibir o termo de confidencialidade dos dados nas páginas da empresa, a equipe de informática deve garantir que estes termos sejam seguros contra o ataque de invasores.
Além disso, a automação de processos é outra medida que evita o vazamento de dados. Ou seja, ao invés de registrar o ponto de forma manual, implementar softwares que ofereçam total privacidade e controle dos dados.
Ademais, o que pode facilitar essa aproximação entre os setores é a função de Encarregado de Proteção de Dados. Este profissional vai ter a tarefa de gerenciar o controle de informações sensíveis, criando um modelo de trabalho capaz de viabilizar esse processo.
PROCESSO SELETIVO COM MAIOR PROTEÇÃO
É bastante comum que, para contratar os melhores profissionais do mercado, a empresa execute um criterioso processo seletivo. Desse modo, a equipe de recrutamento e seleção coleta o maior volume de informações possíveis sobre os candidatos.
No entanto, com a implementação da LGPD, a forma de colher estes dados precisa mudar. Ao receber currículos e portfólios, por exemplo, a empresa deve garantir que estes documentos não tenham acesso livre, seja em formato físico ou digital.
Além disso, é necessário fornecer um termo de permissão para o uso dos dados, informando a finalidade que terão e quem poderá acessá-los. Com isso, além de seguir a lei, dificulta o vazamento ilegal das informações sensíveis.
Para diminuir o volume de dados armazenados e gerenciados pela empresa, é interessante que a equipe de recrutamento se exima de colher informações sensíveis, como CPF, orientação sexual, idade, etnia.
CUIDADOS NECESSÁRIOS NA ADMISSÃO DE NOVOS COLABORADORES
A contratação de novos profissionais representa a coleta de muitas informações sensíveis. Desse modo, é preciso tomar algumas medidas para evitar problemas no futuro.
Sendo assim, cabe ao RH ser transparente sobre a forma que a empresa lida com os dados, conscientizando o colaborador de que eles estará protegido, mesmo fornecendo as informações pessoais.
Caso o funcionário concorde com as deliberações de uso de dados da empresa, ele deve assinar o termo de permissão. Este documento certifica de que a empresa poderá utilizar suas informações, porém de maneira responsável e apenas dentro daquilo que foi proposto em contrato.
Entre os dados sensíveis colhidos pelo RH na admissão, os mais comuns estão as fotos, digitais, e reconhecimento facial.
COMO A LGPD INFLUENCIA NO TRABALHO REMOTO
Nos últimos anos o mercado de trabalho vem passando por uma série de mudanças. Dentre as alterações está o crescimento do home office, com os colaboradores atuando desde as suas casas.
Entretanto, apesar dos benefícios e comodidades que esse modelo de trabalho oferece, há também pontos que inspiram mais cuidados. O compartilhamento de dados, por exemplo, se torna menos seguro, uma vez que a empresa não tem controle da estação de trabalho.
Portanto, a conscientização dos profissionais é necessária para que dados sensíveis não sejam vazados, mesmo que involuntariamente. Palestras e cursos sobre a LGPD e o manuseio de dados internos da empresa.
Além disso, ofereça canais exclusivos de comunicação e armazenamento de arquivos. Estas plataformas, criadas pela TI devem ser mais seguras e diminuem as chances de problemas na gestão de dados.
SECULLUM PONTO ESTÁ ADEQUADO A LGPD
Todas estas adequações imputadas pela Lei Geral de Proteção de Dados exige a escolha correta das ferramentas que irão auxiliar nessa mudança.
O registro de ponto, por exemplo, é uma das etapas que mais colhem dados sensíveis dos trabalhadores. Desse modo, o software que realiza esse procedimento deve estar totalmente adequado a LGPD, além das Portarias nº 1510/2009 e nº 373/2011.
Pensando em todos estes cuidados, a Secullum Software desenvolve os produtos com melhor desempenho e segurança no mercado.
Mesmo permitindo a gestão de dados como a biometria, controle da jornada de trabalho e carga horária, o Secullum Ponto Web é totalmente confiável e fornece informações de acordo com diferentes níveis de acesso.
Além disso, a ferramenta ainda oferece aos gestores o acesso aos relatórios de sua equipe em tempo real, permitindo melhor análise sobre o desempenho dos profissionais.
Entre em contato com uma das equipes de revendas da Secullum e conheça melhor todos os serviços oferecidos pelo software, bem como os planos e valores de mensalidade.
